Sprzedaż noclegów przez Booking.com, Airbnb i własną stronę zwiększa szansę na dotarcie do gości, ale komplikuje kontrolę dostępności. Każda nowa rezerwacja, anulacja albo zmiana terminu musi zostać uwzględniona we wszystkich kanałach. Gdy właściciel robi to ręcznie, wystarczy opóźnienie lub przeoczenie, aby ten sam pokój, apartament czy domek został sprzedany dwóm osobom.
Wspólny system rezerwacji noclegów może zbierać dane z różnych źródeł i automatycznie aktualizować kalendarze. Pozwala też pracować na jednej, aktualnej bazie informacji.
Dlaczego obsługa kilku kanałów sprzedaży powoduje problemy?
Ten sam termin może być dostępny jednocześnie na Booking.com, Airbnb, stronie obiektu i w sprzedaży telefonicznej. Po rezerwacji złożonej w jednym miejscu trzeba jak najszybciej zamknąć dostępność w pozostałych kanałach. Przy kilku pokojach jest to jeszcze możliwe, ale wraz ze wzrostem liczby obiektów i zmian cen ręczna obsługa zaczyna zajmować dużą część dnia.
Rozbieżności mogą dotyczyć nie tylko dostępności, lecz także cen, minimalnej długości pobytu czy zamknięcia sprzedaży na wybrane dni. Do tego dochodzi osobne logowanie się do paneli portali, sprawdzanie wiadomości i przepisywanie danych do własnego kalendarza. Im więcej osób obsługuje obiekt, tym trudniej ustalić, która informacja jest aktualna.
Właściciele łączący rezerwacje bezpośrednie z kanałami OTA korzystają więc z narzędzi integrujących sprzedaż. Przykładem jest IdoBooking, które skupia w jednym środowisku między innymi obsługę rezerwacji, kalendarz, sprzedaż na stronie oraz połączenia z portalami noclegowymi.
Na czym polega synchronizacja rezerwacji między portalami?
Synchronizacja rezerwacji oznacza automatyczne przekazywanie zmian pomiędzy centralnym systemem a podłączonymi kanałami sprzedaży. Gdy gość rezerwuje pobyt przez jeden z portali, informacja trafia do wspólnego kalendarza, a liczba dostępnych miejsc zostaje zaktualizowana także w innych serwisach.
Zakres wymiany danych może obejmować nowe rezerwacje, anulacje, dostępność, ceny, plany cenowe, długość pobytu oraz blokady sprzedaży. Dokładny zakres zależy od połączenia z danym portalem. Pracownik nie musi jednak po każdej zmianie otwierać kilku paneli i ręcznie powtarzać tej samej operacji.
Automatyczna aktualizacja dostępności obejmuje również rezerwacje telefoniczne. Po dodaniu ich do centralnego systemu termin może zostać zamknięty w pozostałych kanałach.
Jak działa channel manager?
Channel manager łączy system używany przez obiekt z portalami OTA, takimi jak Booking.com, Airbnb czy Expedia. Przesyła aktualne informacje o ofercie i pobiera dane o rezerwacjach bez potrzeby ręcznego przepisywania ich pomiędzy serwisami.
Jeżeli gość zarezerwuje ostatni dostępny apartament na Booking.com, channel manager aktualizuje kalendarz i zamyka ten termin w pozostałych podłączonych kanałach. Przy anulacji zwolniony termin może ponownie pojawić się w sprzedaży. System może również przekazywać zmiany cen oraz ograniczenia pobytu, dzięki czemu oferta pozostaje spójna w kilku miejscach.
Automatyzacja nie zwalnia jednak z kontroli ustawień. Przed uruchomieniem integracji trzeba prawidłowo powiązać pokoje, przypisać plany cenowe i sprawdzić zasady obowiązujące w każdym portalu. Błędne mapowanie może przenieść nieprawidłową cenę albo dostępność do wielu kanałów jednocześnie.
Channel Manager, PMS i Booking Engine. Czym różnią się te rozwiązania?
Channel Manager odpowiada za zarządzanie kanałami OTA i wymianę danych z zewnętrznymi portalami. PMS, czyli Property Management System, wspiera codzienną obsługę rezerwacji, pobytów, gości, płatności i pracy personelu.
Booking Engine jest mechanizmem, przez który gość może sprawdzić dostępność i zarezerwować nocleg bezpośrednio na stronie obiektu. Taka rezerwacja powinna trafić do tego samego kalendarza co sprzedaż z Booking.com czy Airbnb. Moduły nie są zamiennikami. Każdy odpowiada za inny fragment procesu.
Kiedy ręczne zarządzanie kalendarzami przestaje wystarczać?
Granica nie zależy wyłącznie od liczby pokoi. Ręczna obsługa może stać się problemem nawet przy kilku apartamentach, jeżeli oferta jest dostępna w wielu portalach, ceny często się zmieniają, a rezerwacje pojawiają się przez całą dobę.
Sygnałem do automatyzacji są powtarzające się pomyłki, trudności z ustaleniem aktualnej dostępności, opóźnienia w zamykaniu terminów oraz ciągłe przelogowywanie się między panelami. Znaczenie ma też praca kilku osób. Bez jednego źródła danych recepcja, właściciel i osoba odpowiedzialna za sprzedaż mogą działać na różnych wersjach kalendarza.
Wspólny system jest szczególnie potrzebny przy rozwijaniu portfela apartamentów, uruchamianiu kolejnej lokalizacji lub częstych zmianach polityki cenowej. Automatyzacja pozwala zwiększać skalę działalności bez dokładania ręcznej pracy do każdej nowej rezerwacji.
Jak przygotować obiekt do wdrożenia wspólnego systemu rezerwacji?
Przed integracją trzeba uporządkować ofertę. Każdy pokój, apartament lub domek powinien mieć jednoznaczną nazwę i właściwe przypisanie w poszczególnych portalach. Należy też sprawdzić plany cenowe, stawki sezonowe, minimalną długość pobytu, dni zamknięte na przyjazd oraz politykę anulacji.
Do przygotowania są też aktualne zdjęcia i opisy, zasady płatności, godziny zameldowania oraz wiadomości dla gości. Jeżeli z panelu korzysta kilka osób, każda powinna otrzymać dostęp dopasowany do swoich obowiązków. Ogranicza to ryzyko przypadkowej zmiany cen lub konfiguracji kanałów.
Po uruchomieniu synchronizacji dobrze jest wykonać testową rezerwację, sprawdzić przepływ danych i porównać dostępność we wszystkich serwisach. Technologia ogranicza ryzyko overbookingu, ale najlepsze efekty daje wtedy, gdy oferta i procesy po stronie obiektu są uporządkowane.
